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Der Schlüssel zu einer strukturierten elektronischen Dateiablage

Die Einführung der EDV hat vielfach zu einer verzettelten Datenablage beigetragen. Wo früher Ordnungssyteme eine Selbstverständlichkeit waren, ging mit der Einführung von Personalcomputing eine Aufweichung der bisherigen Strukturen einher. Für öffentliche Organe im Kanton Aargau hat die neue Gesetzgebung über die "Information der Öffentlichkeit und den Datenschutz" ab 2006 neue Rahmenbedingungen geschaffen, welche von diesen eine strukturierte Datenablage zwingend verlangt.

VIDAG (2007), §23:

  • Die öffentlichen Organe sorgen für Sammlung, Ordnung und sichere Aufbewahrung der zu ihrem Zuständigkeitsbereich gehörenden Dokumente.
  • Jedes öffentliche Organ verfügt über ein nachgeführtes Ordnungssystem zu den von ihm verwalteten Daten.
  • Der Regierungsrat erlässt für die kantonale Verwaltung Richtlinien zur Aktenführung und Archivierung. Das Staatsarchiv unterstützt die öffentlichen Organe bei der Umsetzung der Richtlinien
Viele Aargauer Gemeinden haben in diesem Bereich - ebenso wie viele Betriebe aus der Privatwirtschaft - Handlungsbedarf, sind jedoch mit der Umsetzung auf sich selber gestellt und neben dem anfallenden Tagesgeschäft häufig überfordert.

Die Befürchtung, dass die Umsetzung viel kosten wird, führt dazu, dass das Thema vor sich her geschoben wird. Doch dem muss nicht so sein. Realisierte Lösungen beweisen, dass ein strukturiertes Vorgehen eher zum Ziel führt als eine grosse Initialinvestition.

Darum: nehmen Sie mit uns Kontakt auf, entwickeln Sie mit uns Ihre eigene Datenstruktur und bauen Sie darauf Ihr Ablagesystem. Sie werden staunen, wie selbstverständlich Ihre Mitarbeitenden plötzlich Group Computing praktizieren, ohne dass Sie dieses explizit einführen müssen. Eine wichtige und spannende Aufgabe liegt vor Ihnen. Wir helfen Ihnen gerne dabei!


Informationsveranstaltung zum Thema Ordnungssysteme (Information Livecycle Mangagement / Recordsmanagement) für alle Gemeindeschreiberinnen und Gemeindeschreiber im Kanton Aargau vom 23. Mai 2013 im Forum Odeon in Brugg.

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