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Die Phasen in der Entwicklung eines Ordnungssystems

Bei allen diesen Schritten kann Sie das STORG-Netzwerk kompetent beraten und unterstützen.

Synonyme Begriffe zu "Ordnungssystem" (OS) sind Akten- oder Registraturplan. "Information Lifecycle Management" (ILM) oder "Recordsmangement" (RM) basieren darauf und sorgen dafür, dass Daten (analog und/oder digital) in geeigneter Form über die verschiedenen Lebenszyklen hinweg sachgerecht und strukturiert so abgelegt werden, dass das Wiederauffinden sowie die Langzeitarchivierung mit möglichst geringem Aufwand möglich sind. Es ist daher naheliegend und sinnvoll, dass bereits die produktive Datenhaltung der Archivstruktur entspricht. Jede Investition in eine (neue) Datenstruktur hat somit einen nicht zu unterschätzenden Langzeiteffekt, den es von Anfang an zu beachten gilt.   Eine schrittweise Umsetzung fördert die "Verdaubarkeit" Am Anfang eines OS-Projektes steht nicht eine grosse Investition, sondern Denkarbeit. Es geht in erster Linie darum, sich zu überlegen, wie künftig die Daten strukturiert abgelegt werden sollen, dass alle involvierten Personen die Systematik verstehen und "leben". Die Umsetzung muss nicht zwingend in einem aufwändigen DMS (Document Management System) erfolgen. Die Ordnungsstruktur kann auch im Dateisystem angelegt und gepflegt werden. Das richtige Vorgehen ist entscheidend und braucht Unterstützung von aussen. Die Arbeit kann unternehmensintern abgewickelt werden und verursacht daher nicht riesige Zusatzkosten. Auch die analogen Daten sollten in der gleichen Struktur abgelegt werden. Im Anschluss an die Implementierung geht es darum, die Metadaten zum Ordnungssystem und die Prozesse rund um das Ordnungssystem festzuschreiben. Dabei werden die hinterlegten Daten bewertet bezüglich Archivwürdigkeit, Aufbewahrungsdauer und Schutzbedarf im Sinne des Datenschutzes. Die erarbeiteten Fakten werden in einer Metadatenmatrix transparent festgehalten. Damit ist die erste Etappe des Projektes abgeschlossen. Weitere Schritte im Hinblick auf eine digitale Langzeitarchivierung können dann angegangen werden, wenn Handlungsbedarf besteht. Die zweite Projektetappe ist dann die Planung und die Entwicklung einer Lösung, die es erlaubt, die Daten sicher aufzubewahren und gleichzeitig für die täglichen produktiven Arbeiten verfügbar zu halten. Die entprechenden Abläufe und Prozesse wollen gut geplant und fachlich kompetent abgewickelt werden. Zu dieser Thematik gibt es international anerkannte und etablierte Verfahren und Standards, welche es zu berücksichtigen gilt. Diese Rahmenorganisation muss stehen, bevor an eine erste Ablieferung von Daten an ein Langzeitarchiv gedacht werden kann. Dazu gehört auch der Entscheid darüber, wo die archivierten digitalen Daten gehostet werden sollen. Die Datenablieferung an das Langzeitarchiv selbst ist einer der zu definierenden Prozesse. Es geht dabei nicht einfach um eine Verschiebung von Daten an einen anderen Ort. Am Anfang der Ablieferung steht ein Selektionsvorgang, bei dem die in den produktiven Systemen gespeicherten Daten auf ihre Archivwürdigkeit zu bewerten sind. Dabei ist es sicher von Vorteil, wenn diesbezüglich bereits im Ordnungssystem eine Selektion vorweg genommen worden ist. Schliesslich müssen bei diesem Vorgang (Ingest) die angelieferten Daten in Bezug auf Viren geprüft und in ein anerkanntes Archivformat (PDF/A) umgewandelt werden. Dieser Ingestvorgang wird mit Vorteil durch externe Spezialisten ausgeführt. Für die Datenhaltung (Hosting) der Archivdaten stehen verschiedene Optionen offen. Die Daten können inhouse gespeichert und wieder verfügbar gemacht werden oder es wird ein geeigneter Partner mit genügend Akzeptanz gefunden. STORG will mit modularen Lösungen möglichst viele adäquate Optionen offen halten. Optional können die archivierten Daten via Internet auch selektiv in Registerform oder sogar im Direktzugriff der Öffentlichkeit zugänglich gemacht werden, wie das beim Stadtarchiv Baden bereits der Fall ist.